Als loopbaanadviseurs leren wij elke dag erg veel van het gedrag op het werk van onze cliënten. Ook horen wij van de opdrachtgevers hoe zij tegen dit gedrag aankijken en welke gevolgen zij daaraan verbinden. Op die kennis is het volgende inzicht in de voorwaarden voor effectief functioneren gebaseerd.

1. Voel en neem verantwoordelijkheid voor je werk.
Deze pijler veronderstelt dat je precies weet wat je verantwoordelijkheid inhoudt. Tot waar die reikt. En wat daaronder valt. Het blijkt heel risicovol te zijn om aan opdrachten te beginnen zonder dat de verantwoordelijkheid helder is geregeld. Als je voor elke uitgave, hoe gering ook, bijvoorbeeld in 3-voud een formulier moet invullen, weet je zeker dat je nauwelijks ruimte hebt om je verantwoordelijkheid te nemen.
Als je niet voldoende middelen (geld, tijd, personeel) krijgt om het werk naar behoren uit te voeren, moet je het tot een punt maken van overleg of onderhandeling.

Tip: Het is van groot belang om een slag om de arm te houden bij het accepteren van taken met veel verantwoordelijkheid. Beschouw de eerste 2 -3 weken als een proefperiode.
Pas daarna kan je bepalen waar je ‘ja’ of ‘nee’ tegen zegt.

2. Beheer zelf je agenda.
Alleen jijzelf weet hoeveel werk je kunt verzetten op 1 dag. Werk waar je tevreden over wordt, omdat je er voldoende zorg aan kan besteden. Als een secretaresse je agenda beheert, is het van groot belang dat je precies aangeeft aan welke zaken zij wel of niet prioriteit mag geven. Als je leidinggevende je agenda beheert, loop je grote risico’s dat je teveel op je bord krijgt. Harder of langer werken helpt dan niet. Er komt, linksom of rechtsom, een moment waarop je ‘nee’ moet zeggen. Als je dat niet doet, is burn-out of overspannenheid een reëel gevaar. Geen enkele baan is het waard om je gezondheid en je geluk aan op te offeren, vind je ook niet?

Tip: werkdruk kan per dag of week variëren. Bepaal voor jezelf, 1 x per maand, of je draagkracht nog voldoende is voor de werkdruk. Heb je of neem je voldoende tijd om weer bij te tanken? Vraag dat ook aan je partner of vriend(in). Zij zien het vaak scherper. Maak daarna afspraken met jezelf.

3. Maak je werk transparant en inzichtelijk.
Een leidinggevende is gewend aan medewerkers die zeggen het (te) druk te hebben. Vrijwel nooit leidt dit signaal dan ook tot verandering of vermindering van de werkdruk. De leidinggevende heeft aantoonbaar bewijs nodig om te kunnen bepalen of de werkdruk echt te hoog is. Pas dan kan hij eventueel passende maatregelen nemen. Realiseer je je dat jouw leidinggevende ook een baas heeft bij wie hij zijn beslissingen moet kunnen verantwoorden? Het aantoonbare bewijs dat hij nodig heeft, kan je leveren door je werkzaamheden zorgvuldig te beschrijven en daar de bestede tijd aan te koppelen. Tijdschrijven dus. De praktijk leert dat de waarde daarvan bijzonder groot is. Het is de methode voor je om gezond te blijven en je te behoeden voor negatieve functioneringsgesprekken. Zie ook pijler 4.

Tip: stel een helder overzicht op van je activiteiten en de bestede tijd. Zorg er voor dat je leidinggevende het op een vaste dag krijgt toegemaild, bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Bewaar zelf een kopie. Blijf dit doen, ook als je leidinggevende het niet nodig vindt, doe het dan voor jezelf.

4. Maak de uren waar je voor betaald wordt.
In vervolg op pijler 3 is het tonen van inzet belangrijk. Soms schijnen werknemers nogal eens te vergeten dat aanwezig zijn niet hetzelfde is als werken. Een registratiesysteem dat vertelt wanneer je binnenkomt en weer vertrekt geeft de organisatie weinig houvast voor je inzet of output. Dan is een zorgvuldig tijdschrijfsysteem voor jou de beste oplossing, want daarmee kan je je inzet bewijzen. Vooral is zo’n systeem essentieel bij flexibele werktijden.

Tip: Tot voor kort was de bestede declarabele uren bepalend voor de productiviteit. Sinds enige jaren kwam daar de output voor in de plaats. Dus bijvoorbeeld hoeveel huizen een makelaar heeft verkocht en niet meer hoeveel tijd hij daaraan besteed heeft. In veel organisaties zijn leidinggevenden niet goed in staat om te kunnen bepalen wat een redelijke output is binnen een gegeven tijd. Soms is zelfs de output niet geheel vastgelegd. Houdt er rekening mee, dat vaagheid in deze situaties uiteindelijk een positie ondergraaft. Vraag dus door over de precieze kwaliteit van de output en een redelijke tijdspanne om het uit te voeren.

5. Communiceer op een heldere manier.
In het spraakgebruik van veel mensen, leidinggevenden vooral maar niet uitsluitend, wordt een boodschap op een verhullende manier gebracht. We geven een voorbeeld. De directie van een bedrijf is van mening dat binnen een half jaar door toenemende automatisering functies komen te vervallen en medewerkers overbodig worden. Om dreigend ontslag te vermijden is het noodzakelijk dat medewerkers veranderingsbereid zijn en flexibel op andere functies of werkplekken ingezet kunnen worden.
Als men vervolgens aan het personeel meedeelt dat het “eigenlijk voor de toekomst wenselijk zou zijn om eens te kijken naar andere werkzaamheden in het bedrijf”, dan is er dus geen sprake van duidelijkheid en urgentie en zet dit ook niet aan tot serieuze actie van de medewerkers. Dit noemen we ‘vermijdend taalgebruik’, vermijdend, omdat men onrust of weerstand wil voorkomen. Dat is kortzichtig te noemen, omdat medewerkers nu niet de noodzaak voelen zich te heroriënteren en dus later in het jaar ontslag krijgen aangezegd. Dan ontstaat pas echt onrust.

Tip: Vermijdt woorden als eigenlijk, best wel, in principe etc. Als u niet precies weet of een woord vermijdend of verhullend is, denkt u dan even aan de volgende situatie. Uw vrouw waarmee u al jaren getrouwd bent, vraagt aan u of u haar nog steeds aantrekkelijk vindt. U antwoord met: ja, best wel. Dan kunt uit haar reactie afleiden of ‘best wel’ vermijdend is of niet.
Vermijdend taalgebruik is alleen bruikbaar in een onderhandelingssituatie.